Помислете, че шефът ви няма да поиска автоматичен отговор на имейл?

електронната

Ще се изненадате. Ето един пример от участник в SXSW. Двата му имейла до мен са комбинирани с малко редакция за дължина.

Ето какво взех от вашата презентация (и приведох в действие!):

Изпратих имейл до всички в моето подразделение, като ги уведомих, че ще проверявам имейли само на 11a и 4p. Включих имейла си по-долу:

В усилията си да повиша производителността и ефективността започвам нова лична политика за електронна поща. Наскоро осъзнах, че прекарвам повече време в разбъркване на пощенската си кутия и по-малко време, фокусирано върху задачата. Това се превърна в ненужно разсейване, което в крайна сметка създава по-дълги времена за изпълнение в непрекъснато нарастващия ми списък „за вършене“.

Занапред ще проверявам/отговарям на имейл само в 11a и 4p през делничните дни. Ще се опитам да отговоря на имейла своевременно, без да пренебрегвам нуждите на нашите клиенти и идентичността на марката.

Ако имате нужда от незабавен отговор, чувствителен към времето ... моля, не се колебайте да ми се обадите. Телефоните така или иначе са по-забавни.

Надяваме се, че този нов подход към управлението на имейли ще доведе до по-кратки срокове за изпълнение с по-фокусирана и творческа работа от моя страна. Наздраве и тук животът извън моята пощенска кутия! „

Досега отговорът беше много възприемчив и подкрепящ. Ето бързия отговор „отговори на всички“ по имейл, който получих от нашия старши оперативен мениджър (той ръководи 5 радиостанции. И повечето от хората в сградата):

Страхотен подход за управление на времето. Бих се радвал да видя повече хора да приемат тази политика.

Придържам се към него и това вече прави дните ми по-продуктивни. Тъй като дните напредват, все повече хора са "в автобуса", зачитайки новата ми политика за имейли, и аз не съм имал никакви проблеми (дори когато SXSW продължава - и аз работя в радио Остин, така че всички сме затрупани тази седмица). Всеки човек обаче се чувства така, сякаш просто няма да работи за него, ако го направи. („О, но аз съм в твърде много пощенски списъци“ или „Всичко, което правя, е да работя в имейл кутията си, трябва.“ Сигурен съм, че сте чували всичко преди).

Що се отнася до вашата презентация ... Основното нещо, което отнех, е прилагането на концепцията 80/20 към моя работен процес. Винаги съм знаел, че губя много време за неща, които в крайна сметка не показват по-голямата част от възвръщаемостта на инвестициите си. Изслушването ви да го представите в нова светлина ми даде възможност да започна активно да изкоренявам времето, губещо клиенти и процеси. Правя много работа, която нашите стажанти трябва да вършат. Така че започнах да определям подходящо отговорността, като по този начин освободих чинията си за по-подходящите задачи. Това ще бъде бавен процес, но висшето ръководство е на една и съща страница с мен.

KROX & KBPA - Интерактивен мениджър на марки

Ето един по-кратък автоматичен отговор, който друг участник е реализирал успешно:

Благодаря ви за вашия имейл! Поради настоящото ми натоварване проверявам имейла само в 11:00 и 16:00. Ако имате нужда от нещо незабавно, моля, обадете ми се на мобилния, за да мога да се справя с вас по този важен въпрос. Благодарим ви и страхотен ден!

Моят личен имейл автоматичен отговор ме ограничава до веднъж на ден и посочва „Проверявам електронната поща веднъж на ден, често вечер. Ако имате нужда от отговор преди утре, моля, обадете ми се на мобилния. " Моят бизнес имейл автоматичен отговор, от друга страна, ми дава възможност да проверя имейла веднъж на 7-10 дни.

Истинската трудна част, разбира се, е да се държите далеч от тази проклета пощенска кутия. Вземете строга диета с ниска информация и се фокусирайте върху резултатите, вместо върху входа; портфейлът и почивните дни ще ви благодарят за това.