Д-р Карол Морган е собственик на HerSideHisSide.com, професор по комуникация, треньор по запознанства и връзки, телевизионна личност, говорител и автор. Прочетете пълния профил

започнем

  • Дял
  • Закачете го
  • Tweet
  • Дял
  • електронна поща

Някой от тези звучи ли като теб (или някой, когото познаваш)?

Влизате в стая и не знаете защо изобщо сте влезли там. Винаги закъсняваш. Никога не можете да намерите ключовете си (или чантата и т.н.). Излизате в средата на разговорите. Не знаете какво искате да правите с бъдещето си, защото мислите ви не са достатъчно организирани, за да започнат да правят някакви планове. Просто се чувствате отсъстващи през цялото време.

И така, какво трябва да направите? Има неща, които можете да направите, за да промените разсеяността си. Дори и да не сте отсъстващи, можете поне да споделите тези съвети с хора, които са.

Ето 11 неща, които можете да направите, за да спрете да отсъствате и да започнете да бъдете внимателни.

1. Върнете всичко на едно и също място

Звучи просто, но за някои хора е по-лесно да се каже, отколкото да се направи.

Опитайте се да създадете нов навик на рутина. Например, когато влезете във вратата, поставете ключовете си на едно и също място. Когато отидете в мола, паркирайте в същата обща зона.

С други думи, развийте нови навици. Ще отнеме известно време, докато новите процедури станат втора природа, но това ще се случи, ако продължите да ги правите няколко седмици. Просто останете ангажирани и опитайте тези трикове, за да запазите новите навици.

2. Направете списъци

Понякога, когато имам милиони неща, които летят в главата ми, които трябва да постигна, ме смазва. И тогава нищо не се прави. Ето защо веднага започвам да правя списък, когато започна да се чувствам така.

Когато видя какво трябва да свърша на хартия, това някак ме успокоява. И ако имам нужда, дори ги подреждам по приоритет. Понякога дори поставям час на всеки ... като: „В 10:00 ще отговоря на всичките си имейли. В 11:30 ще пусна пране. " Звучи сирене, но работи.

Разберете какви списъци трябва да поддържате, за да останете фокусирани тук: Силата на списъка: Основни списъци за производителност

3. Задайте таймери

Ако винаги закъснявате, научете се да настройвате таймера на фурната или микровълновата си печка или вземете таймер за яйца и го настройте. (Да, ето 7 причини да заемете таймера за яйце на баба.)

Колкото и неприятно да звучи, когато зумерът изгасне, той ви изважда от всичко, с което сте погълнат в момента, и пренасочва вниманието ви към това къде трябва да отидете.

Използването на таймери ще се отърве от вашето оправдание ... „Току-що загубих представа за времето.“ Това няма да се случи с таймер или поне не би трябвало.

4. Използвайте график и обърнете внимание на спазването му

Може би обичате технологиите и държите графика си на телефона си или може би сте старомоден и го пазите на хартия. Така или иначе, все още имате нужда от такъв.

Това може да звучи очевидно, като се има предвид факта, че живеем в свръхсрочен свят. Но повярвайте ми, познавам много хора, които нямат такъв. Ако това сте вие, вземете график. И след като го имате, обърнете му внимание и го използвайте! Какъв е смисълът да го имаш, ако нямаш?

5. Делегирайте отговорности.

Никой не е Суперженка (или Супермен). Не можете да направите всичко.

Някои хора не знаят това; те имат перфекционистични личности. Но да си „перфектен“ е мит. Това е илюзия. Няма такова нещо.

Ако вашият прекалено отдаден живот ви кара да отсъствате, кажете на други хора да вземат отпускането вместо вас. Накарайте децата си да перат. Накарайте съпруга си да вземе дъщеря ви в дома на нейния приятел. Не е нужно да правите всичко!

Научете за делегирането, за да можете да бъдете по-внимателен човек: Как да делегирате работата (окончателното ръководство за успешни лидери)

6. Използвайте лепкави бележки

Мисля, че човекът, който е изобретил лепенката, е най-брилянтният човек, живял някога! Това е леко преувеличение, но те работят!

Ако трябва да запомните да изпратите този имейл или да се обадите, когато отидете на работа, поставете лепкава бележка на мобилния си телефон. Шансовете са, че когато стигнете до офиса, така или иначе ще проверите телефона си - и ще видите напомнянето си. Това е просто и ефективно.

Една нота предпазливост обаче, не използвайте твърде много! Ако го направите, става поразително и стигате до точката, в която дори вече не ги „виждате“.

7. Правете едно по едно

Много хора си мислят, че са страхотни многозадачници. Те могат да говорят по телефона, да пишат имейли и да гримират всички едновременно. Но когато правите твърде много неща наведнъж, нито едно от тях не се прави особено добре.

Правете едно по едно, за да можете да сте сигурни, че завършвате всичко, което правите.

8. Да имате „приятел за отчетност“

Ако се опитвате да развиете някой от новите навици, които съм обсъждал досега, помага някой да ви държи отговорен.

Вземете приятел и планирайте бързи, редовни текстове, имейли или телефонни разговори. Те могат или да бъдат напомняния, или да се регистрират, за да отчитат напредъка. Така или иначе, ако знаете, че ще трябва да отговорите на някой друг, ще е по-вероятно да останете ангажирани с промяната.

9. Планирайте редовно премахване на претрупването

Много хора имат купчини боклуци или дори цели боклуци. Проблемът е, че много пъти те излизат извън контрол. Всеки, който е гледал някое от телевизионните предавания, знае, че щом го оставите да стане такъв, е трудно да го коригирате.

Поставете сесиите си за разхвърляне в графика си. Тъй като вече спазвате графика си, ще имате последователност при изхвърлянето на това, от което не се нуждаете.

Някои съвети за разхвърляне, които да ви помогнат:

10. Опитайте се да предвидите проблеми и последици от вашите действия

Вашето разсеяност засяга други хора. Ако постоянно закъснявате, на приятеля ви вероятно му е гадно да чака един час, за да се появи в ресторанта; или може би детето ви се чувства зле, защото вие сте последният родител, който ги взема от съня.

Вашите действия засягат другите. След като разберете това, това може да ви мотивира да приемете някои от тези съвети.

11. Спрете да говорите и започнете да ПРАВИТЕ

Не можете да отслабнете, ако просто седите наоколо и се оплаквате колко сте дебели. Не можете да станете по-добър баскетболист, ако всяка вечер седите на дивана и гледате телевизия за реалити. И не можете да станете по-малко разсеяни, ако не предприемете действия.

Говоренето за това е чудесно, но не се брои. Това, което се брои, е да започнете да го правите! Всичко това ще отнеме малко работа, но ако следвате тези върхове и останете отдадени, в крайна сметка ще станете много по-организирани и на върха на играта си.

  • Дял
  • Закачете го
  • Tweet
  • Дял
  • електронна поща

Прочетете Напред

Още от този автор

Карол Морган

Д-р Карол Морган е собственик на HerSideHisSide.com, професор по комуникация, треньор по запознанства и отношения, телевизионна личност, говорител и автор.

Тенденции в производителността

Още от този автор

Карол Морган

Д-р Карол Морган е собственик на HerSideHisSide.com, професор по комуникация, треньор по запознанства и отношения, телевизионна личност, говорител и автор.

Тенденции в производителността

Прочетете Напред

Какво прави добрия лидер: 9 критични качества на лидерството
10 практични начина за подобряване на уменията за управление на времето
11 важни неща, които трябва да запомните при промяна на навиците
Как да прекъснем навик и лесно да хакнем контура на навика

Последна актуализация на 9 декември 2020 г.

Автор на продуктивността и основател на Productive Superdad Прочетете пълния профил

  • Дял
  • Закачете го
  • Tweet
  • Дял
  • електронна поща

6:00 часа е, а вие току-що сте се събудили. След като се къпете, е време да закусите, да уловите новините, като прочетете сутрешния вестник и след това да започнете работата си. Чувствате се отпуснати и щастливи. Имате много високи очаквания за деня и искате да бъдете максимално продуктивни със списъка си със задачи.

Превъртайте напред до 14:00 същия ден. Работите набързо и едва успяхте да вземете почивка за обяд. Започвате да се чувствате леко стресирани и уморени поради натоварения график. Освен това изглежда, че трябва да се върнете към определени задачи и да ги поправите, защото не сте имали време да се фокусирате правилно върху тях.

Искате да намерите бутон за нулиране, за да можете да започнете деня си отначало с различна стратегия.

Това, което вероятно сте изпитали, е следното: планирахте деня си предишната вечер и чувствахте, че сте отгоре на задачите си. Нещата обаче започнаха да се объркват, когато продължавате да добавяте задачи към списъка си и накрая списъкът ви със задачи беше дълъг много мили. Списъкът ви със задачи също съдържаше задачи, които беше почти невъзможно да се свършат за един ден.

Другата точка, която допринесе за вашия забързан и стресиращ ден, беше да не разберете колко време ще отнеме изпълнението на определена задача и кога да я изпълните. Ако разполагате с тази информация, щеше да е по-лесно да разберете правилния момент за изпълнение на задачата.

И накрая, наистина нямаше никаква гъвкавост във вашите планове. Забравихте да добавите буфер между задачите и разбрахте, че определени задачи са много по-големи от това, което изглеждат навън.

Но знаете ли какво - само тези причини не бяха основната причина за стреса и заетостта ви. Продължавайте да четете, за да разберете какво е било това.

Съдържание

Какво хората грешат в списъка със задачи

Наистина ли знаете какво трябва да правите?

Колко време всъщност отделихте за планирането на деня си - само 5 минути, докато телевизорът ви разсейваше?

Ако е така, тогава това е може би най-голямата причина денят ви да стане толкова стресиращ.

Когато планирате дните си, трябва наистина да разберете задачите, които предстои да направите, и какво е необходимо, за да ги изпълните. Това е необходимо, особено при важни задачи, защото можете да постигнете напредък в задачите, които са най-важни.

Липсата на време, отделено за планиране, също ще бъде показана като твърде много големи задачи, натъпкани във вашия ежедневен списък. Ако не сте разделили задачите на по-малки парчета, вероятно няма да ги изпълнявате през деня. Това от своя страна ви кара да се биете, че не сте попълнили списъка си със задачи.

И накрая, не се отнасяйте към създаването на списък със задачи като към някакво вторично нещо, което се опитвате да направите възможно най-бързо. Всъщност, когато обърнете повече внимание на списъка със задачи на следващия ден, толкова по-вероятно е списъкът да бъде реалистичен и по-малко стресиращ за вас.

Компоненти на страхотен списък със задачи

Когато говоря за добър списък със задачи, считам, че тези характеристики са част от него:

Балансиран

Списъкът със задачи съдържа както важни, така и по-маловажни задачи. Нека си признаем: въпреки че всички бихме искали да работим само върху важни задачи (напр. Свързани с целите), трябва да се погрижим и за по-маловажните задачи (като изпълнение на поръчки, грижа за домакинството ви или други ежедневни неща ).

Достатъчно гъвкавост

Какво се случва, когато сте планирали задача, но не сте в състояние да се погрижите за нея? Имате ли план Б на място? Ако не, опитайте се да разберете алтернативното действие, което можете да предприемете в тези сценарии.

Време за преходи

Разберете, че времето за преход също ви изяжда времето. Уверете се, че когато планирате списъка си със задачи, това време също е включено във вашите планове. Добавянето на допълнителен буфер между задачите ще направи списъка ви по-гъвкав и реалистичен.

Не прекалено много задачи за един ден

Да ви даде точна цифра колко задачи трябва да имате в ежедневния си списък е трудно. Зависи от вашата ситуация, но съм готов да кажа, че всичко между 5-10 задачи трябва да е достатъчно за един ден.

Разберете, че определени задачи са много бързи, така че е по-лесно да включите повече и да организирате задачите си в определени дни. Просто се уверете, че в списъка има и важни задачи, за да можете да продължите с по-големите си проекти.

Щит за защита

Изградете защитен щит около списъка си със задачи, така че възможно най-малко задачи да могат да попаднат в списъка ви и броят на елементите в списъка ви да не се увеличава през деня.

В първия случай се опитайте да премахнете източниците за задачите си. Това става чрез намаляване на вашите ангажименти и ограничаване на проектите, които имате. Факт е, че колкото повече ангажименти (или проекти) имате, толкова по-вероятно е те да свършат като задачи за вашия ежедневен списък.

Във втория случай направете списъка си затворен. Научих тази концепция, като прочетох „Направи го утре“ и други тайни на управлението на времето от Марк Форстър. За да създадете затворен списък със задачи, всичко, което трябва да направите, е да начертаете линия под последната задача от списъка.

Когато направите това, нямате право да добавяте нови задачи към списъка си през деня. Това гарантира, че броят на задачите всъщност намалява с течение на деня.

Как да създадете списък със задачи, който повишава вашата производителност

За да направите списък, който всъщност можете да постигнете на следващия ден, направете следното:

1. Елиминирайте излишните задачи

Прегледайте ангажиментите си и решете дали наистина имате нужда от всеки един.

Например бях активен член на нашия местен компютърен клуб в моя град, но след това разбрах, че вече нямам достатъчно време за тази дейност. Въпреки че все още съм член на клуба, вече не участвам в неговите дейности. Това елиминира задачите, свързани с този ангажимент.

2. Не бързайте да планирате списъка

Не бързайте да създавате списъка си със задачи - отделете малко време на фазата на планиране. Ако е необходимо, изолирайте се за частта за планиране, като отидете в отделна стая в дома си (или дори да излезете навън). По този начин можете действително да премислите задачите, преди да ги включите в списъка си със задачи.

Опитайте се да прекарате поне 15 минути със списъка си, когато го планирате.

3. Преместете важните задачи в началото

Когато планирате деня си, уверете се, че важните задачи са в началото на вашия списък. Това гарантира, че изпълнявате тези задачи възможно най-бързо.

Например като блогър се уверявам, че имам задачи за създаване на съдържание в началото на моя списък. Веднага след като се събудя, атакувам тези задачи веднага и те се изпълняват, преди да отида на работа.

4. Проследете повтарящите се задачи

Възможно е да имате повтарящи се задачи в списъка си, но знаете ли колко време отнемат за изпълнение?

Ако не го направите, уверете се, че сте проследили известно време, за да разберете. Това ви помага да планирате по-добре деня си, тъй като знаете колко време отнема дадена задача и дали в графика ви има определен интервал от време, когато задачата може да бъде изпълнена.

5. Партидни подобни задачи

Погледнете списъка си и разберете дали има подобни задачи, които можете да обработвате групово. По този начин можете да извадите определени задачи от списъка си по-бързо и лесно.

6. Дефинирайте задачите по-подробно

Не включвайте само задача като „изграждане на уебсайт“ в списъка си; уверете се, че сте разделили задачата на по-малки парчета. Колкото по-малки са задачите, толкова по-лесно е да ги изпълните преди датата на падежа.

7. Извършете предварителна работа предварително

Уверете се, че сте се подготвили предварително за определени задачи.

Например, пиша контурите за моите публикации за гости в неделя, за да ми е по-лесно (и по-бързо) да започна да пиша действителните публикации, когато се събудя. С малко подготвителна работа ускорявам нещата и се уверявам, че задачите се изпълняват, когато дойде правилният ден.

8. Автоматизирайте поддръжката

Естествено, бихте могли да използвате подход с химикал и хартия към личния си списък със задачи, но се опитайте да се възползвате и от технологията. Всъщност опитайте да намерите инструмент, който да се грижи за поддържането на вашия списък със задачи вместо вас. Моят предпочитан инструмент е Nozbe, но има и други приложения за управление на задачи, които можете да опитате и вие.

9. Знайте вашите типове задачи и вашия график

И накрая, когато планирате деня си, задайте си следните въпроси:

Какво друго имам в графика си?

Този въпрос се отнася до вашия личен график. Например, ако пътувате, уверете се, че вашият списък отразява този факт. Не се опитвайте да „препълвате“ списъка си с твърде много задачи, тъй като е по-вероятно да направите само малка част от тях.

Задачата е вратар?

Този въпрос задава дали задачата блокира други задачи, които трябва да бъдат изпълнени.

От време на време може да имаме задача, за която първо трябва да се погрижим. След като направите това, едва тогава можете да се погрижите за следните задачи.

Когато се съсредоточите върху създаването на списък със задачи съсредоточено, ще можете лесно да забележите вратарите.

Имам ли айсберги в списъка си?

Този въпрос задава въпроса дали вашата задача всъщност е много по-голяма от това, което изглежда. Понякога, когато започнете да работите по дадена задача, скоро ще осъзнаете, че тя е много по-голяма от това, което първоначално сте мислили (сравнете ги с айсберги, където само върхът на айсберга е над водата, но по-голямата част от леда е отдолу).

Още веднъж, когато се съсредоточите достатъчно върху вашия списък със задачи по време на фазата на създаване, е по-лесно да забележите тези „айсберги“ и да разделите задачите на по-малки, по-управляеми парчета.

Дали задачата е разсейваща?

Не всички задачи са създадени еднакво: някои толерират повече разсейване, докато други изискват цялото ви внимание.

Например мога да проверя потока си в Twitter или да направя проста поддръжка на блога, дори когато съм около семейството си. Тези задачи са устойчиви на разсейване и мога да се погрижа за тях, дори да не им обърна пълно внимание.

Долния ред

Ако все още ви е трудно да постигате ежедневните си задачи от списъка със задължения, не забравяйте да анализирате причините, поради които това се е случило. Ако не, не бийте себе си, защото не сте завършили списъка си със задачи.

Никой не е съвършен и ние можем да се поучим от грешките си.

Необходима е малко практика, за да създадете страхотен списък със задачи. След като обаче се научите да слагате всички парчета, нещата ще изглеждат много по-добре и ще бъдете по-продуктивни като цяло.