Отидете на диета по имейл

диета

Всеки ден се пишат 55 милиарда имейла. Колко от тях получавате? Имейлът може да бъде изключително полезен за работа и общуване, но управлението на безкраен електронен поток може да предизвика безпокойство и дори правни проблеми и финансов риск. „Той завладя професионалния ни живот по много начини“, каза Марти Сийгъл, асоцииран декан на Университетското училище по информатика в Индиана и автор на The E-Mail Diet Book. „Това всъщност е опасността, че прекарваме толкова много време, просто реагирайки на следващото имейл съобщение, вместо да се фокусираме върху това, което е най-важно да направим, за да придвижим напред своите работни цели.“

Siegel предлага следните съвети, за да ви помогне да хвърлите нежелани имейли и да поемете контрола над вашите навици за изпращане по имейл:

• Не реагирайте на всичко веднага. Разпределете определени часове през деня, за да разгледате имейлите и да се придържате към плана. „Някои хора смятат, че е единствено учтиво да се отговори веднага на имейл или трябва незабавно да отговори, за да се появи отгоре на нещата“, каза Сийгъл. „Тук започва пристрастяването.“

• Използвайте филтри за нежелана поща. Филтрите за нежелана поща се доставят с повечето имейл програми и услуги. Ако се използват, те могат да помогнат за предотвратяване на нежелани имейли и потенциално опасни опити за фишинг да запушват пощенските кутии и да изискват нашето внимание.

• Имате поне два имейл акаунта. Той препоръчва да имате един имейл акаунт за работа и друг за лична употреба. Това ще помогне за намаляване на нежеланата поща в работния акаунт, ако този акаунт никога не бъде разкрит по време на онлайн пазаруване или в други случаи, когато се искат имейл адреси.

• Прочетете го или го преместете. „Има нещо невероятно мощно в това да стигнете до точката, в която нямате съобщения във входящата си поща“, каза Сийгъл. Той предлага да създадете папка „непрочетени съобщения“ във вашата имейл програма. Преместете по-голямата част от имейла си в него. След това преминете през останалите имейли във входящата поща и отговорете или ги изтрийте.

„Не„ благодаря. “Не изпращайте ненужни отговори по имейл. Като просто да кажете „благодаря“ за имейл. Това просто добавя към имейл проблемите на други хора.

• Никога не изпращайте имейли, когато сте ядосани. „Това е най-лошото нещо, което можеш да направиш“, каза Сийгъл. Имейлът, изпратен в гняв, може да бъде прочетен погрешно, да звучи саркастично или грубо и да бъде умишлено подъл. Това може да създаде по-големи проблеми, като предостави нещо писмено, което може да бъде записано и да се окаже в съда. Ако трябва да отговорите, предложите среща на живо, така че нищо да не е в писмен вид, или първо си изпратете проект на имейла и след това го прочетете 24 часа по-късно. „Често, когато ги погледнеш, си мислиш,„ Това е толкова глупаво “и го изтриваш - каза Сийгъл.