ИТ директор провежда кампания за намаляване на офис имейл трафика с 25%.

ИТ директор Тони Мурабито всяка година проучва работниците в неговата компания, като ги разпитва за техния опит и очаквания по отношение на ИТ системите, които използват. Отговорите обикновено се фокусират върху технически проблеми, поради което миналогодишните коментари за електронната поща го шокираха.

computerworld

„Нека взривим ключа„ Отговори на всички “!“

„Защо хората не могат да стигнат до точката * &!%!“

„По цял ден съм на полето, продавам и се прибирам на 60 до 80 имейла.“

"Имаше просто непреодолимо усещане, че нямаше контрол на [имейл] на място," казва Мурабито.

ИТ директорите се занимават с доставяне на технология, а не с ограничаване на нейното използване. Но след като видя тези коментари, Мурабито реши да направи точно това. Неговата цел за компанията му, Cubist Pharmaceuticals Inc. в Лексингтън, Масачузетс, е да намали броя на имейлите с 25%, като обучи служителите как да използват по-добре един от основните инструменти на съвременния офис.

Този проблем с електронната поща не е уникален за Cubist, казва Диана Бухер, главен изпълнителен директор на Booher Consultants Inc. в Грейпвайн, Тексас и автор на Електронно писане: Инструменти за ефективна комуникация на 21-ви век. „Чувам много оплаквания и няма много хора, които правят нещо по въпроса“, казва тя. "Но мисля, че хората ще трябва да направят нещо, защото това блокира производителността."

Режим на електронна поща

Надявайки се да намали както обема на електронната поща, така и количеството време, което работниците отделят за нея, Cubist Pharmaceuticals прави следното:
  • Искане от служителите да пускат в корпоративната интранет съобщения, които не са свързани с бизнеса, като призиви за закупуване на бисквитки на момиче-скаут.
  • Ограничаване на възможността за изпращане на съобщения до всички служители само до онези хора, които имат бизнес, трябва да го направят.
  • Обучение на работниците да използват темата, за да предоставят повече подробности и някои насоки, като например „за вашето действие“ или „за вашата информация“.
  • Напомняйки на служителите, че не е необходимо да потвърждават всеки имейл, в който са били копирани.
  • Насърчаване на хората да спрат да изпращат имейли, които просто казват нещо като „Благодаря!“
  • Приемане на ABC формата за имейли: действие, фон и затваряне.
  • Увеличаване на интервала, през който системата опреснява входящите кутии от всеки две минути до всеки половин час, така че хората да не чувстват необходимостта постоянно да се откъсват от работата си, за да проверяват пощата си.
  • Пренасочване на определени имейли, като предупреждения за новини от Google, до папки, различни от входящата кутия, така че работниците да могат да ги проверяват, когато имат време, а не всеки път, когато се появят.

Проучванията на клиентите на Booher показват, че 58% от работниците прекарват до три часа на ден за електронна поща. Въпреки че част от времето за електронна поща несъмнено е свързано със свършването на работата им, казва тя, голяма част от това е загуба, защото съобщенията са или зле написани, или имат малко или нищо общо с бизнеса.

За да бъде ясно, това не е проблем със спам. Работниците в Cubist се оплакват от прекомерното количество генерирани от бизнеса имейли, казва Мурабито. Те казват, че се тъпчат с объркващи и безсмислени съобщения, защото изпращачите безсмислено натискат „Отговор на всички“, само за да кажат нещо като „Благодаря“.

"Това е вид вътрешен спам. Това е комуникация с ниска стойност и нисък приоритет, която запушва кутиите и създава непрекъснат поток от прекъсвания", казва Майк Сонг, водещ автор на Революцията на хамстерите: Как да управлявате имейла си, преди той да ви управлява, и главен изпълнителен директор на Coherent Knowledge Solutions Inc., компания за обучение по електронна поща и срещи в Гилфорд, Коннектикут.

Сонг казва, че не е изненадан от ситуацията, тъй като повечето служители не получават никакво обучение как ефективно да използват електронната поща.

Голяма възвръщаемост на инвестициите

Мурабито казва, че изследванията му са показали, че рязането на имейл съобщения може да помогне на всеки кубистки работник да възстанови приблизително 15 до 20 дни загубена производителност годишно - или 7000 до 9000 дни всяка година за цялата организация.

„Никога преди не съм имал проект, който може да има такава възвръщаемост на инвестициите“, казва той, отбелязвайки, че инвестицията му е предимно вътрешно време за персонала и около 50 000 долара разходи за обучение.

Мурабито казва, че справянето с проблема носи важни ползи и за ИТ организацията.

Например обемът на електронната поща затрупва системите на компанията. Редовната поддръжка трябва да продължи от събота сутрин до неделя вечер. Веднъж беше достатъчно време за провеждане на типична проверка на целостта, но тъй като количеството на електронната поща нарастваше, два дни вече не бяха достатъчни за преминаване и почистване на повредени обекти във всяка пощенска кутия.

Мурабито реши, че ако може да намали обема на изпратените и съхранени имейли, той отново може да работи в рамките на този период от време.

Той подходи към този проблем, както прави всеки ИТ проект: Той разработи бизнес казус, за да убеди другите ръководители, че си струва да се справят. Отговорът от самото начало беше много положителен.

„Бях направил многобройни презентации пред висшия мениджмънт и никога не ми се е случвало по-бързо и по-плавно“, казва Мурабито.

Той изложи целите си, очертавайки план, който призовава за предоставяне на инструменти и съвети, които да помогнат на служителите да бъдат по-продуктивни в управлението на електронната си поща, и ги обучава за комуникационни насоки и най-добри практики с помощта на обучен от компанията обучител. Той също така събра екип от служители от различни отдели, които установиха основни правила.

Не е изненадващо, че Мурабито среща известна съпротива. Той създаде програма, която всяка вечер ще изчиства папките на изтритите имейли на всички и ще изтрива всички изпратени имейли, които са на повече от шест месеца, но някои работници се съпротивляваха, казвайки, че се нуждаят от тези съобщения.

Това беше отварящо окото.

"Това показва, че те използват имейли за комуникация от точка до точка. Някои го използват за управление на документи", казва Мурабито. Това разкри, че работниците, като тези в клиничната и регулаторната област, се нуждаят от по-добри инструменти за управление на документи (които той предоставя).

"Етикет на имейла на проекта на кубиста" все още е в ход, но Мурабито казва, че е уверен, че може да постигне целта да намали имейла с 25%, след като всички бъдат обучени по-късно тази година. Вече чува доклади за успех. Помислете за темата на едно имейл, получено от Мурабито: „Току-що намалих входящата си поща от над 14 000 имейла на 1460“.

Като се има предвид успеха му до момента, ръководителите на кубизма са привлекли Мурабито да се справи с това голямо изтичане на производителност: срещи.