Безплатната добавка за Outlook генерира предупреждение всеки път, когато сте на път да отговорите на всички получатели на съобщение; като алтернатива можете да скриете бутона Отговори на всички или да забавите всички съобщения, които изпращате. Потребителите на Gmail могат да отменят изпращането, ако открият грешката в рамките на 30 секунди.

начина

Страшният бутон „Отговори всички“ иззвъня на още една жертва миналата седмица, когато командирът на полицейското управление в Лос Анджелис поиска от служителите си по електронна поща да арестуват някого за незаконна продажба на непълнолетни зайчета, така че отделът да не получи „черно око“ в медии.

Както Ана Гарсия съобщава за NBC Южна Калифорния, командирът не осъзна, че отговорът му на служител от LAPD е изпратен и на продуцента на телевизионни новини, който поиска информация за липсата на арести за жестокост към животни месеци след като ведомството твърди, че предприема репресии. практиката.

За разлика от много отговори на всички жертви, командирът получи подкрепата на своя шеф, шефът на LAPD Чарли Бек, който каза, че командирът просто разпределя ресурси.

Не, това не е анимационен филм на Looney Tunes с участието на Бъгс Бъни като безстрашен репортер и Елмър Фъд като изпадналия в затруднение полицейски командир. Просто звучи като едно.

За съжаление, неволните отговори на всички често не са за смях. Миналия януари Рут Греъм съобщи за Grindstone за жена, която загуби работата си, след като се похвали за уволнението на нехаресвания мениджър в отговор, който според нея щеше да изпрати само на шепа колеги, но всъщност беше изпратен на всички в компанията.

Дали някоя отделна компютърна функция е причинила повече скръб от Отговор на всички? Някои организации стигнаха дотам, че деактивираха функциите за всички отговори и препращане в своите пощенски системи - поне за избрани съобщения.

Потребителите на Microsoft Outlook могат да избегнат случайни отговори на всички, като скрият бутона Отговори на всички (който се нарича Отговор на всички в Outlook 2003 и 2007). Те могат също така да настроят Outlook да забавя съобщенията, които изпращат, за да им даде няколко секунди или минути, за да улови своите грешки при всички отговори.

Може би най-ефективната защита срещу случайни отговори е да се използва безплатната добавка TuneReplyAll за Outlook 2010, която генерира предупреждение, върху което трябва да кликнете, преди да отговорите на всички получатели на съобщение.

Избягвайте случайни отговори на всички, като премахнете бутона от лентата с инструменти или лентата на Outlook
Работният ден често е безкрайна поредица от разсейвания. Тъй като толкова много хора, програми и дейности се състезават за нашето внимание на работното място, не е чудно, че понякога щракваме грешния бутон.

Най-простият начин за предотвратяване на неволни отговори на всички е премахването на опцията Отговор на всички от стандартната лента с инструменти в Outlook 2003 и 2007 и Отговор на всички от лентата в Outlook 2010. Правенето на това в предишните две програми е бриз; същото не може да се каже за премахване на Отговор всички от лентата на Outlook 2010.

В Outlook 2003 и 2007 натиснете клавиша Alt и плъзнете бутона Отговор на всички от лентата с инструменти или щракнете върху стрелката надолу в крайния десен ъгъл на лентата с инструменти, изберете Добавяне или премахване на бутони, изберете Стандартен и премахнете отметката Отговор на всички. Имайте предвид, че трябва да изпълните стъпките както в основния прозорец на Outlook, така и в прозореца за съобщения на Outlook.

Скрийте бутона Отговор на всички в Outlook 2003 и 2007, като плъзнете Alt бутона от лентата с инструменти или като използвате опциите „Персонализиране на лентата с инструменти“. Снимка на екрана от Денис О'Райли/CNET

За да персонализирате лентата на Outlook 2010, така че бутонът Отговори на всички да бъде отделен от другите опции за отговор, следвайте стъпките, описани от Уилям Джоу на сайта на Office TechCenter:

Щракнете върху раздела Файл, изберете Опции и изберете Персонализиране на лентата.
Изберете Отговор в десния прозорец и щракнете върху Премахване.
Щракнете два пъти върху Нова група. Преименувайте първата нова група (Персонализирана) като „Отговор (Персонализирана)“, а втората като „Отговорете на всички (Персонализирана)“.
В горната част на левия прозорец щракнете върху Главни раздели от „Избор на команди от“.
В левия прозорец разгънете Начало (Поща) и Отговорете.
В десния екран изберете Respond (Custom).
Добавете командите „Публикуване на отговор“, „Отговор“, „Препращане“, „Среща“, „Незабавно съобщение“ и „Още“ от левия кадър към Отговор (По избор) в десния панел един по един.
В десния прозорец изберете „Отговор на всички (по избор)“.
Добавете командата Отговор на всички към „Отговор на всички (по избор).“
Изберете „Отговор на всички (по избор)“ и използвайте бутона надолу, за да го преместите под „Изпращане/получаване (IMAP/POP)“.
Щракнете върху OK.

Можете да промените стъпките по-горе, за да премахнете изцяло бутона Отговори на всички, като създадете само една нова група с име Отговор (Персонализирана), в която липсва опцията Отговори на всички. И в трите версии на Outlook все още можете да отговаряте на всички, като натиснете Ctrl-Shift-R или като щракнете върху Действия> Отговор на всички в Outlook 2003 и 2007.

Миналия декември Роб Лайтнър от CNET описа безплатната добавка NoReplyAll на Microsoft за Outlook 2010, която позволява на подателя на съобщението да деактивира функциите Отговор на всички и Препращане за съобщението. Както обяснява Роб, програмата включва функция, която ви позволява да деактивирате всички отговори за всички съобщения, които получавате.

Свързани истории

За съжаление добавката работи само за получатели в същия домейн на Exchange. По същия начин функцията за извличане и изпращане на съобщения на Outlook работи само с акаунти в Exchange; сайтът за поддръжка на Outlook обяснява как работи извличането на съобщения в Outlook 2003.

Gmail ви дава по-голям шанс да отмените неволен отговор на всички, като използвате функцията за отмяна на изпращането на услугата. За да го активирате, щракнете върху иконата на зъбно колело в горния десен ъгъл на главния прозорец на Gmail, изберете Настройки и в раздела Общи проверете Активиране на Отмяна на изпращането. Щракнете върху бутона Запазване на промените в долната част на настройките, за да активирате опцията.

(Ако не виждате опцията за отмяна на изпращането, щракнете върху раздела Labs и го активирайте там.)

Опцията за отмяна на изпращането на Gmail ви дава до 30 секунди, за да отмените изпратеното съобщение, ако неволно сте отговорили на всички или искате по друг начин да извлечете съобщението. Снимка на екрана от Денис О'Райли/CNET

За съжаление максималният период на анулиране е само 30 секунди (останалите три опции са 5, 10 и 20 секунди). В много случаи половин минута е достатъчна, за да осъзнаете, че сте избрали грешен вариант за отговор и да избегнете „обяснение“.

Настройте Outlook да забавя всички съобщения, които изпращате
Можете да добавите функция за забавяне на съобщенията към Outlook, като създадете правило, което автоматично регулира имейлите, изпратени до определени адреси или до всички получатели. През април 2008 г. описах как да създам правило за забавяне на изпращането в Outlook 2003 и 2007.

Процесът на създаване на правила е същият в Outlook 2010, въпреки че стъпките за отваряне на съветника за правила са различни: щракнете върху Файл> Информация> Управление на правила и сигнали, за да стартирате процедурата за създаване на правила в тази програма.

Безплатната програма добавя предупреждение „Отговор на всички“ към Outlook
Голяма част от скръбта, причинена от случайни отговори на всички, може да бъде избегната чрез автоматично „Наистина ли искате?“ потвърждение. Да, осъзнавам колко утежняващо може да е да се налага да щраквате върху такива предупреждения, когато бързате да стигнете до края на работния си ден. Когато са бомбардирани с изскачащи предупреждения, хората често щракват върху тях, без да им обръщат внимание.

Но това е вашата сигурност за работа, за която говорим тук. Ако решите, че рискът съобщението ви да достигне до грешни хора е по-голям от нуждата ви от бързо изпращане, изтеглете и инсталирайте безплатната добавка TuneReplyAll на IvaSoft за Outlook 2010.

След като инсталирате програмата на вашия компютър, трябва да я активирате ръчно чрез опциите за добавки на Outlook 2010. Щракнете върху Файл> Опции> Добавки и изберете TuneReplyAll в списъка с добавки. Изберете бутона Опции за добавки. Опциите на програмата са показани в раздела TuneReplyAll.

Опциите за добавката TuneReplyAll за Outlook 2010 включват възможността да изключите адреса си, когато отговаряте на всички и да генерирате предупреждение, преди да отговорите на всички. Снимка на екрана от Денис О'Райли/CNET

След като добавката е активирана, се появява предупреждение, когато изберете Отговор на всички с въпрос дали наистина искате всички получатели на съобщението да получат вашия отговор. Бутонът No е избран по подразбиране, така че натискането на Enter отменя действието за всички отговори. Трябва да щракнете върху бутона Да, за да потвърдите отговора на всички (или да натиснете Tab и след това Enter).

Преди да можете да отговорите на всички адресати на съобщението, TuneReplyAll изисква да кликнете върху неговото предупреждение. Снимка на екрана от Денис О'Райли/CNET

TuneReplyAll също ви позволява да изключите собствения си адрес, когато отговаряте на всички. Можете да настроите програмата да добавя адреса ви автоматично в полето To:, Cc: или Bcc: на всички изходящи съобщения. Тествах програмата на самостоятелен компютър (не е част от домейн на Exchange) и тя работеше, както е рекламирано.

Другата страна на уравнението за всички отговори е възможността да се отговори на всички получатели на съобщения по подразбиране. Gmail Labs използваше да предлага опция по подразбиране „Отговор на всички“, която изглежда беше премахната - поне инструментът не беше наличен в моя акаунт в Gmail.

Изглежда, че компаниите се движат в обратната посока: към деактивиране на отговорите на всички, както Майк Розенвалд съобщи миналия месец на Businessweek.com.

Според служители в организации, които са забранили да отговарят всички в своите системи за електронна поща, функцията определено не е пропусната.