отслабване

В тази публикация бих искал да споделя с вас 6 идеи за това как да премахнете затрупания списък със задачи, дори когато смятате, че никога няма да се изровите от всичките си задължения. Ще ви покажа как успях да постигна „дзен“ в Nozbe, като минимизирах и опростих много неща и оставих правилата, които смятах за важни от дълго време.

Това е публикация за гост от потребител на Nozbe - Павел Музика.

Съвет 1. Променете начина, по който мислите за приоритетите

Често съм се поставял в ситуации, в които имах 30-40 или повече задачи в списъка си с приоритети. За да намеря задачата, която исках да свърша в определен момент, трябваше да използвам няколко филтъра. За съжаление, отне много време, преди да се запитам: защо се скитам из този лабиринт от задачи?

Наистина ли всяка от тези задачи е приоритет? Може би един ден те ще бъдат и тогава ще съсредоточа цялото си внимание върху това да ги направя всички, но в момента някои от тях все още чакат да бъдат толкова важни.

Това ме накара да приема следното правило: приоритетите са само онези задачи, които трябва да бъдат изпълнени днес.

Въпреки че правя дългосрочни планове и си поставям тримесечни и годишни цели, в основния си поглед в Нозбе искам да живея сега. Нито една от задачите, които планирам да направя утре или следващата седмица, не е толкова важна, колкото настоящите ми задължения, така че не е нужно да ги маркирам със звезда или дори да ги виждам в списъка си. Когато моментът е подходящ, ще ги добавя към моя приоритетен списък, но засега те не бива да заемат вниманието ми.

Кратък, кратък списък с приоритети за всеки ден осигурява ред и ми позволява да постигна вътрешен мир. С кратък списък знам, че ще мога да свеждам задачите си до нула всеки ден.

Съвет 2. Поставете задачите си на времева линия

Макар че някои хора може да не харесват тази идея, аз се придържам към следния принцип: когато добавяте задача към Nozbe, задайте най-реалистичния срок за това кога възнамерявате да я изпълните.

Не е нужно да сте прекалено твърди по отношение на датата - винаги можете да я промените, но да я поставите някъде сред задачите, които вече са във вашата система, за ваша собствена справка. Помислете къде ще се побере най-добре във вашия календар. Дайте си сигнал, че възнамерявате да се погрижите за това по-рано, отколкото „някога“.

Като изключим най-сложните проекти (обикновено свързани с работата, които зависят от дейността на повече от един човек), много от вашите задължения са прости задачи. Така че не би трябвало да имате проблем с поставянето им на времева линия. Знаете колко е вашата тренировка, кога ще трябва да изперете или да направите важно обаждане и кога ще имате време да запишете детето си за детска градина и да се отбиете на пазара по пътя си към дома.

Всичко е наред, ако изпълнението на задача се измести един ден напред или назад по времевата линия. Не става въпрос за сляпо придържане към плана. Просто запомни: хронологично подреден списък със задачи е по-лесен за управление от купчина разхлабени действия.

В моята система за производителност присвоявам прогнозни дати за изпълнение на всички задачи, планирани за текущия месец, които не са преместени в „Понякога | Може би ”проект.

Съвет 3. Създайте контейнери за задачи

Друга грешка, подобна на създаването на твърде много дълги и неясни приоритетни списъци, е събирането на отворени проекти.

За съжаление, фактът, че имате много проекти, не означава, че сте зает и продуктивен човек. Това просто означава, че ... имате много проекти. Нищо повече.

В Nozbe чудесен начин за управление на разхлабени задачи се осигурява от контейнери. Примерите могат да включват „Дом“, „Поръчки“, „Лични финанси“ или „Бизнес срещи“. Използвайки ги, ще избегнете изкушението да създавате отделни мини-проекти, когато тези въпроси се вписват идеално в задачи.

Едно от ежедневните ми задължения е проверка на резултатите, постигнати от моя екип през предходния ден. Генерирам и след това анализирам предварително дефинирани отчети. Бих могъл да създам отделен проект за тази задача или може би дори шаблон, в който изброих следващите стъпки. На практика обаче това е просто, рутинна задача. Само бърз поглед, за да проверите дали всичко е наред.

Вместо отделен проект с 10 задачи, имам само една задача с контролен списък, който мога да отбележа за по-малко от 15 минути.

Сигурен съм, че много пъти сте се сблъсквали с дилемата „задача или проект“. Важно е да го претеглите, за да избегнете удавяне в морето на привидно сложни материи, с които, както се оказва, можете да се справите за 60 секунди.

Съвет 4. Преосмислете полезността на категориите

Интересното е, че общи проекти като „Дом“, „Бюджет на домакинствата“ или „Бизнес срещи“ също са ... категории. Или, както предпочитат някои хора, контексти.

Забелязах, че когато се опитвам да присвоявам категории на всичките си задачи, съм склонен да дублирам имената на общи проекти, което на практика ги прави безполезни.

От друга страна, когато използвате контейнери за разхлабени задачи, за които също сте определили срокове (те образуват последователно цяло, възможно да се види в раздела „Календар“) - може да се окаже, че не е необходимо да задавате допълнителни параметри за тези задачи в Nozbe.

Може би не е нужно да добавяте допълнителни категории към домашните си задължения, ако те вече са събрани в един проект. Може би не е нужно да маркирате следващите си действия, ако последователността на вашите дейности се определя от датите на изпълнение на задачите. В този случай можете напълно да се справите без категории или да преосмислите ролята им във вашата система. Аз например, като използването на категории, които обозначават времето на деня. Те ми позволяват например да филтрирам задачи, които искам да свърша вечер.

Но помнете, че понякога, за да направите нещата по-добри, просто трябва да ги опростите. Категоризацията на много нива се използва главно от хора, чиито системи са толкова объркани, че не могат да ги организират по друг начин.

Съвет 5. Използвайте етикети

Ако вашите проекти и задачи са разделени на поне две различни тематични групи - етикетите могат да вършат магия.

С едно щракване те ви позволяват да се изолирате от информационния шум, който ненужно поглъща вниманието ви. Можете да приложите всякакви критерии за разделяне: да разделите проекти на частни и свързани с работата, да отделите частни проекти от съвместни, да групирате заедно всичко, което се отнася до определен предмет - възможностите са ограничени само от вашите нужди.

Лично аз никога не комбинирам моята частна и свързана с работата гледна точка в Nozbe. Отнасям се към тях като към два различни свята. Те изчезват и се появяват отново, когато имам нужда от тях.

Етикетите също улесняват планирането в изгледа на календара. Добре е да ги адаптирате към вашия собствен начин на работа, така че Nozbe да ви показва само задачите, с които се справяте в момента.

Съвет 6. Не претрупвайте

Тъй като тази публикация трябваше да бъде за отслабване и почистване на вашата система, ето последното и може би най-важното предложение.

Nozbe може да служи като личен бележник - например каталог с филми, които сте гледали, списък с ресторанти, които си струва да посетите, или връзки към статии, които може да искате да прочетете в неизвестното бъдеще. Да, той ще съхранява цялата тази информация ... и ненужно ще поглъща вниманието ви в процеса. Но въпросът е: как ще се възползвате от това?

Може да се окаже, че колкото повече информация влагате във вашата система (не винаги те трябва да бъдат формулирани като задачи), толкова по-трудно ще бъде да намерите и да се съсредоточите върху нещата, които тласкат вашите проекти напред и че наистина трябва грижа за.

Всички ние работим в различни области, имаме различни отговорности, споделяме проекти с различен брой потребители. Не е лесно да поддържате всичко в ред. Но независимо колко сме заети, всички ние трябва да можем да поддържаме кратък списък с конкретни, постижими и планирани във времето проекти и задачи. Списък, който ще можете да анализирате ежеседмично: с един замах и с усмивка на лицето си, а не само за „да стигнете до края, когато няма краен поглед“.

Ако не сте в състояние да направите това, това означава, че е време да поставите системата си на диета!:)

Автор: Павел Музика, бивш журналист и фен на Nozbe и техниките за производителност. Почитател на новите технологии, запален по всичко, което се случва в мрежата. В момента той е професионално ангажиран в рекламната индустрия.