Нуждаете ли се от електронната си поща за краш диета?

от Ким Лаурсен, ITS образователен координатор
16 февруари 2006 г.

print

Всички сме наясно колко е важно да поддържаме диетата си по здравословни причини. Същото важи и за електронната поща. С нарастването на нашите имейл файлове здравето му се влошава, става по-бавно и по-малко ефективно. Ако не упражняваме добри навици за изтриване, числата се сумират. Все повече и повече бази данни за електронна поща стават с наднормено тегло, така че, за да се погрижим за тези разширяващи се пощенски файлове, се нуждаем от повече инструменти за тяхното поддържане, което води до нарастване на разходите на сървъра, както и разходите за здравеопазване.

Изпълнява се процес за автоматично изтриване на всички имейли на UNMC Today преди 1 януари от сървъра. Това ще елиминира служителите да се налага да изтриват минали UNMC Todays от пощенските си кутии. Прочистването ще се състои в началото на седмицата на 20 февруари. Всички заглавни истории могат да бъдат намерени в архива на UNMC Today на http://info.unmc.edu. Ако имате въпроси, свържете се с ITS Helpdesk на 559-7700.

Какво можем да направим, за да влезем във форма и да направим нашата пощенска кутия да изглежда и да се чувства по-добре? "

1. "Претеглете", като проверите размера на вашия пощенски файл
Първо проверете размера на вашата база данни. За тези с бележки, инсталирани на вашия работен плот, отидете на Файл> База данни> Свойства и щракнете върху раздела i и отбележете размера на дисковото пространство.

Ако сте над 500 MB, имате нужда от краш диета! Идеалното „тегло“ е по-малко от 200 MB. В случай на електронна поща загубата на колкото е възможно всъщност е нещо добро!

Не се притеснявайте от броя на документите, защото по-малко съобщения с големи прикачени файлове всъщност могат да причинят повече проблеми. Нито трябва да се притеснявате от процента на използване или компактност.

Не претегляйте всеки ден - Точно както когато сте на диета, не претегляйте всеки ден. Въпреки че може да сте изтрили стотици съобщения, те все още могат да стоят в кошчето ви в продължение на 48 часа. Освен това сървърът уплътнява пощата няколко пъти седмично. Затова е най-добре да претеглите отново няколко дни след като продължите да изтривате лудостта, за да получите точен прочит.

2. "Ограничете бързото хранене", като ограничите прикачените файлове

Нарежете големи прикачени файлове за най-бързи резултати!
Сравнете прикачените файлове с бързото хранене във вашия имейл. Ако можете да намалите броя на прикачените файлове в електронната си поща, това ще бъде най-добрият начин да поддържате идеален размер. Съобщенията често се изпращат до много получатели с големи прикачени файлове. Всички сме виновни, че оставихме тези дебели съобщения да седят в нашата пощенска кутия. Понякога отговаряме с история. включително прикачения файл, който изпраща тлъсти съобщения до други. Понякога отговаряме с история на всички, което може да увеличи първоначалното съобщение десетократно или повече! Не е чудно, че входящите ни кутии експлодират!

Lotus Notes има няколко инструмента, които помагат да ограничим нашите прикачени файлове:

  • Сортирайте съобщенията по размер в низходящ ред, за да видите кои съобщения са най-големи и започнете да изтривате.
  • Сортирайте не само във входящата си поща, но и в изпратената папка и всички останали папки. Можете да видите елементи от всички папки, като изберете Всички документи под опцията Преглед. (Но ако имате наистина голям пощенски файл, може да отнеме известно време, докато всичките ви съобщения се покажат във изгледа на всички документи. Започнете първо с папките "Входящи" и "Изпратени").
  • Ако не искате да изтриете съобщение с прикачен файл, помислете за запазване на прикачения файл на вашия компютър. Създайте папка Notes Attachments в My Documents и запишете файлове с име на файл, което лесно ще го идентифицира. След това изтрийте прикачения файл от съобщението.
  • Запазете съобщенията, които искате да изпратите на други, на споделено устройство, за да могат те да имат достъп до него, без да се налага да изпращат прикачен файл.
  • Отговорете без прикачени файлове, тъй като те вероятно не са необходими.
  • Вместо да изпращате голям прикачен файл на няколко души, помислете за запазване на файла в споделена папка на сървър или на уеб страница.

За допълнителни инструкции се свържете с бюрото за помощ на UNMC ITS на номер 559-7700.

Изрежете „Спам“ и нежелана поща
Мнозина не само твърдят, че спамът с храна може да добави тежест към диетата, но и нежеланата поща допринася за пълни пощенски файлове. Нашият сървър е в състояние да филтрира повече от 60 процента от входящата поща дневно, която се счита за „нежелана поща“ (повече от 40 000 съобщения на ден!), Но някои все пак стигат до входящата ви поща.

Един от начините да ограничите нежеланите съобщения във вашата пощенска кутия е да изберете нежеланото съобщение и да щракнете върху Инструменти> Блокиране на поща от подател. Това ще изпрати всички бъдещи съобщения от този източник в папка "Нежелана поща". За да се отървете изцяло от тези съобщения, ще трябва редовно да проверявате папката си за боклуци и да изтривате съобщения от нея.

Изпращачите все още могат да намерят начин да ви изпратят нежелана поща, въпреки че сте блокирали пощата, така че може да се наложи да предприемете по-драстични мерки, като зададете правила. Бързите правила, също намерени в Инструменти, ви позволяват да зададете критерии от подателя или обекта за пренасочване на поща към други папки или изобщо да не приемате съобщението. Можете да зададете още по-сложни правила, които да търсят критерии в тялото или предмета. Можете дори да настроите правило, така че цялата университетска поща да отиде във вашата пощенска кутия, а извън университетската поща - в друга папка. За повече информация относно настройването на правила, http://info.unmc.edu/helpdesk/notesmailmgt.htm или се свържете с бюрото за помощ на телефон 559-7700.

3. "Упражнявайте редовно", като често изтривате

Създаване на редовен "Изтриване на рутинни"
Ключът към здравословната електронна поща е да имате добра рутина за изтриване. Вашите бележки ще се представят по-добре и по-бързо, ако запазите входящата поща. За да помогнете с тази концепция, опитайте „правилото с едно докосване“. Когато получите ново съобщение, докоснете го веднъж и предприемете действия. Колкото повече упражнявате този навик, толкова по-малко усилия ще трябва да направите по-късно!

Можете също така да настроите папки за тези съобщения, които искате да прочетете по-късно. Изберете съобщенията и щракнете върху Папка> Преместване в папка и го наречете "За преглед или четене по-късно" (или можете да плъзнете в папка).

Помислете и за отпечатване на съобщения, които можете да вземете със себе си, докато чакате на опашки, за срещи с лекари или в самолети и след това да изтриете съобщенията. (Моля, не четете, докато чакате в трафика, освен ако не сте пътник!)

Използвайте инструмента за изтриване поне веднъж седмично! Чудесен начин да запазите пощенската си кутия е да настроите повтарящ се седмичен запис в календара с аларма. Получавате изскачащо напомняне всяка седмица. Можете да се обадите в бюрото за помощ на телефон 559-7700, за да ви помогне да настроите тази опция.

И накрая, следвайте тези прости ежедневни практики, за да останете стройни:

  • Спомнете си 4-те основни D. -- Изтрий го
    -- Направете го, ако отнема по-малко от 2 минути
    -- Делегирайте го и, ако е уместно, го проследете (използвайте функцията за проследяване на бележки)
    -- Отложете го, като го поставите в списък със задачи или го изпратите в папка За преглед.
  • Подкана за запазване: Променете предпочитанията си за изпратена поща, така че да получите подкана всеки път, когато изпращате бележка. За много от нас всъщност не е необходимо да съхраняваме копие на всички изходящи съобщения. Намерете това предпочитание в File> Preferences> User Preferences и изберете Mail. Под Запазване на имейла, който изпращате, изберете Винаги подкани и щракнете върху OK.
  • Сортирайте пощата си преди изтриване: Щракнете върху заглавия на колони Бележки КОЙ, ДАТА, РАЗМЕР или ТЕМА, за да сортирате вашите съобщения. Кликването върху заглавието на колоната отново ще сортира в обратен ред. Можете да щракнете и плъзнете в колоната вляво от съобщението, за да маркирате група съобщения с отметка и след това да щракнете върху изтриване или да натиснете клавиша за изтриване на клавиатурата. Маркираните елементи ще бъдат изпратени в кошчето и изпразнени за 48 часа, освен ако не изпразните ръчно или не промените времето на изтичане във вашите предпочитания за поща.
  • Отговорете без прикачени файлове или отговорете на всички без прикачени файлове