Забелязахме, че използвате остарял браузър.

Моля, актуализирайте до модерен браузър за най-доброто изживяване в OnPay.

удръжки

Ние улесняваме превключването - и сега е най-доброто време. Опитайте с най-висок рейтинг на заплати

  • Продукт
    • Продукт
      • ТРЗ
      • HR
      • Ползи
      • Интеграции
      • Защо да превключвате?
  • Ценообразуване
  • Ресурси
    • Помощен център
      • Как да използвате OnPay
    • Съвети за малкия бизнес
      • ТРЗ 101
      • Основи на HR
      • Ръководство за предимства
  • Счетоводители
  • Продукт
    • Продукт
      • ТРЗ
      • HR
      • Ползи
      • Интеграции
      • Защо да превключвате?
  • Ценообразуване
  • Ресурси
    • Помощен център
      • Как да използвате OnPay
    • Съвети за малкия бизнес
      • Ведомост 101
      • Основи на HR
      • Ръководство за предимства
  • Счетоводители
  1. OnPay
  2. Софтуер за заплати
  3. Процес на заплата
  4. Удръжки от заплати

По закон вие сте длъжни да удържате данъци върху заплатите от името на вашите служители, но получаването на удържания и всички тези други приспадания на заплати може да бъде трудно. Сред американските работници 82% съобщават, че в даден момент са открили грешка в заплатата си. И когато чичо Сам открие нещо нередно, това може да означава 15% наказание или повече!

Макар че математиката, която трябва да направите, за да изчислите удръжки и удържания, не е много сложна, може да е обезсърчително да държите всички движещи се части прави. Ето защо сме съставили това подробно ръководство с всичко, което трябва да знаете. И ако търсите по-конкретни примери за това как да изчислявате ведомост, разгледайте нашето подробно ръководство.

Ако търсите нещо конкретно, не се колебайте да кликнете върху някоя от темите по-долу, за да продължите напред:

Брутно заплащане спрямо нетно заплащане

Удръжките и удържането съставляват разликата между брутното и нетното заплащане. Брутното заплащане е общата сума, която вашият служител печели от заплатата или почасовата заплата, плюс всички бонуси, комисионни и други форми на компенсация. Например, ако плащате на служители два пъти месечно, наемният служител, който прави 48 000 щатски долара годишно, ще печели 2000 щатски долара брутни заплати за всеки период на заплащане. Това брутно заплащане е мястото, където повечето изчисления започват за „заплатите, подлежащи на удържане“ на IRS за заплати на служителите.

Някои удържания на заплати са задължителни данъци върху заплатите; други удръжки са доброволни, което означава, че вашият служител има възможност да не ги плаща. Много доброволни удръжки като здравно осигуряване или вноски 401 (k) са удръжки преди данъци, които водят до намаляване на облагаемата брутна заплата на служителя. След като бъдат удържани и удържани, останалото нетно заплащане е това, което плащате на служителите си.

Удържане срещу удръжки

Удържанията и удръжките често се третират като синоними във вашите разплащателни каси. Технически обаче терминът удържане се отнася конкретно до федерални или щатски данъци, които изваждате от заплатите на служителите си и изпращате на правителството. Всички удържания са задължителни.

Удръжките обикновено са доброволни и включват включване на пенсионни спестявания, здравно осигуряване или дарения. Има и някои принудителни удръжки, като например, когато заплатите са гарнирани за изплащане на данъци или издръжка на деца. Някои удръжки са преди облагане с данъци, което означава, че намаляват брутната ви заплата за изчисление на данъка. Други се вземат след удържане на данъци. Не се притеснявайте, ако това е объркващо - ще разгледаме по-подробно конкретните удръжки по-долу.

Удържанията и удръжките имат два ключови елемента общи: изваждане на точната сума за всеки служител и след това изпращане на тези средства на подходящата данъчна агенция или доставчик на услуги.

Задължителни удържания на заплати

Федерален данък върху дохода

Вашата отговорност като собственик на бизнеса е да удържате и плащате федерален данък върху доходите на вашите служители. Първо, не забравяйте, че данъкът върху дохода разчита на два фактора: 1) брутното възнаграждение или заплата, които плащате на служител, и 2) информацията за удържане, която служителите са предоставили във формуляра си W-4. Вече знаете техния процент на заплащане. Техният формуляр W-4 ще ви каже дали трябва да удържате данъци за тях по омъжени или единични ставки, колко зависими лица са поискали и всички допълнителни суми, които служителят иска да удържа от тези приходи.

Държавен и местен данък върху дохода

Подобно на федералния данък върху дохода, вие ще използвате брутното заплащане като основа за сумата на държавния и местния данък върху дохода, който трябва да удържате. Всяка държава определя тези ставки поотделно (в някои щати въобще няма данък върху доходите), така че ще трябва да се запознаете с правилата, които се прилагат за вашето местоположение и служители. Също така трябва да сте сигурни, че сте в крак с последните данъчни ставки на заплатите.

FICA, Федералният закон за осигурителните вноски, изисква от работодателите да удържат данъци върху социалното осигуряване и Medicare от заплатите на служителите. Трябва не само да удържите процент от облагаемата брутна заплата на служителя, но и да съпоставите тази вноска до максималната граница на основната заплата. Тези проценти се променят, така че винаги бъдете сигурни, че удържате и съответствате на правилната сума за данъчната година. За 2020 г. процентът на FICA за работодателите се разпада на 6,2% за социалното осигуряване и 1,45% за Medicare, или 7,65% за всеки. Прочетете повече за това как FICA и задържането в детайли тук.

Държавно осигуряване за безработица (SUI)

Всяка държава определя своя собствена осигурителна ставка за безработица, така че в САЩ няма стандарт. Когато се регистрирате в държавата си като работодател, те също ще изискват да се регистрирате в държавната агенция за безработица. Важното, което трябва да запомните при изчисляването на SUI е, че трябва да плащате тези данъци въз основа на това къде живее вашият служител, а не къде управлявате бизнеса си. Ако имате екип от отдалечени работници, това може да стане малко сложно, но повечето държави разполагат с онлайн ресурси, които да ви помогнат да се ориентирате.

Държавна застраховка за инвалидност

В момента пет държави имат някаква форма на държавна застраховка за инвалидност, която се удържа от заплатите на служителите: Калифорния, Хавай, Ню Джърси, Ню Йорк и Род Айлънд. Всяка от тях има различни изисквания за процентите на удържане, както и как те определят заплатите и други.

Федерален данък за безработица (FUTA)

Този данък финансира обезщетения за безработица за служители, които губят работата си. Като работодател ще трябва да изчислите 6% от заплатите, които всеки служител печели, за да определите колко дължите във федералните данъци за безработица. FUTA обаче е не удържани от заплатите на служителя, така че не правете тази грешка.

По закон работодателите са длъжни да плащат данъци за безработица, докато служителят не достигне 7000 долара облагаема заплата за календарната година. След това вашата отговорност за годината за тях е изпълнена. Федералните данъци за безработица се плащат на тримесечие. Не сте сигурни дали трябва да платите FUTA? Разгледайте подробно федералните данъци за безработица.

Депозиране на задължителни данъци върху заплатите

След като попълните ведомости за заплати, трябва да депозирате федералните данъци върху доходите, социалното осигуряване и средствата Medicare, които сте удържали в IRS. Има два графика за депозити - полуседмично или месечно - за тези плащания. Научете повече за правилния график за вашия бизнес в IRS Publication 15-T. Не забравяйте да подавате тримесечния си отчет на формуляр 941 или ежегодно на формуляр 944, показващ заплатите, които сте изплатили, съветите, които вашите служители са ви докладвали, и данъците ви за заетост. Също така ще трябва да се съобразите с правилата на държавния данък за депозит.

Доброволни удръжки на заплати

Вноски за пенсионния план

Като работодател имате няколко възможности за планове за пенсионно спестяване за служители в малкия бизнес: SEP-IRA, SIMPLE-IRA или традиционна 401 000. Повечето пенсионни вноски са преди данъчно облагане и често са съпоставени от работодателя до определен процент. За 2020 г. служителите могат да допринесат до $ 19 500 за план от 401 000. Работниците над 50-годишна възраст могат да добавят допълнителна догонваща вноска от 6500 долара, за да достигнат до 26 000 долара годишно.

Ползи за здравето

Малките предприятия с по-малко от 50 еквивалентни служители на пълен работен ден не са длъжни да предоставят ползи за здравето на своите служители, но това е най-голямата полза, която служителите търсят. Най-често събирането на разходи за обезщетения за здравеопазване се извършва като приспадане на заплата преди данъци. Не забравяйте, че приспаданията от заплати по здравния план, включително плащания за гъвкави разходни сметки или здравни спестовни сметки, трябва да се определят като доларова сума, а не като процент или заплата на служителя.

Застраховка живот или застраховка за инвалидност

Много работодатели предлагат групови програми за животозастраховане, както и краткосрочно и дългосрочно покритие за инвалидност, за да гарантират, че служителите все още получават част от заплатата си, дори ако станат инвалиди. Подобно на плановете за здравеопазване, тези програми често се администрират от голяма застрахователна компания, която може да обработва регистрациите вместо вас. Ще трябва да се уверите, че правилните удръжки са направени и платени за всеки служител, който се включи в програмата.

Паркиране или пътуване до работното място

Привилегиите за пътуване до работното място ви позволяват да приспадате разходите за такси за паркиране или транзит на база преди данъци за вашите служители. Моля, имайте предвид, че тези средства не могат да бъдат използвани за компенсиране на разходите, свързани с колоездене, гориво или автомобилна застраховка. Към 2020 г. лимитът на IRS за разходите за транспорт или паркиране е $ 270 на служител на месец и вноските вече не подлежат на данъчно облагане за работодателя.

Здраве и здраве

Тези програми могат да помогнат за насърчаване на уелнес на работното място и често включват отчисления за заплати за намалено членство във фитнес, програми за отслабване, програми за отказване от тютюнопушене и превантивни здравни прожекции. Те също могат да имат изплащания за постигане на определени цели. Обезщетенията могат да бъдат необлагаеми, но възстановяванията и възнагражденията за служителите не са. Субсидиите за разходи за членство във фитнес зала могат да бъдат приспаднати от работодателите като бизнес разходи за данъчната година, през която са били платени.

Униформи

Ако вашият бизнес изисква униформи и таксува служители за тях, не забравяйте, че удръжките от заплати за покриване на разходите не могат да намалят почасовата ставка на заплащане на работник под минималната заплата от $ 7,25 на час или да повлияят на заплащането им за извънреден труд съгласно Закона за справедливите трудови стандарти. Разрешено е обаче да намалите отчислението за определен период от време, стига часовата им ставка да не бъде намалена.

Съюзни вноски

Членските вноски обикновено се изчисляват като предварително определен процент от брутната заплата на работника и се изплащат редовно на вашия местен синдикат. Решението на Върховния съд от 2018 г. Janus срещу Американската федерация на щатските, окръжните и общинските служители (AFSCME) промени правилата за събиране на такси от несъюзни служители, работещи в профсъюзни магазини. Сега служителите, които не са синдикати, трябва активно да се включат, за да събират тези вноски. Повечето профсъюзи също имат специфични изисквания за заплати и ведомости, така че отделете време да прегледате правилата и разпоредбите със своя синдикален партньор. Съюзните вноски не се квалифицират като приспадания преди данъци.

529 планове за спестяване на образование

Почти всички щати вече имат някаква форма на отложен данък 529 план за спестяване на образование, който предлага удобен начин за спестяване на служителите. Някои държавни планове имат минимални изисквания за вноски, заедно с други 529 правила на плана. Повечето се управляват от големи инвестиционни компании, но всяка държава има полезен уебсайт, пълен с информация за 529 удръжки на заплати.

Даряване на работното място или благотворителни вноски

Автоматичното даване позволява на служителите да подкрепят любимата си кауза, като им се приспадна предварително избрана сума от заплатата през цялата година. Не забравяйте да получите писмено или електронно включване за този вид приспадане и да работите с уважаван партньор като United Way.

Гарнитура на заплата

Въпреки че служителите не трябва да дават съгласие за заповеди за събиране на заплатите им, те все още се считат за доброволни, тъй като не са част от задължителните държавни удържания на данъци. Съдът може да изиска от работодателя да събира заплата поради неплащане на дълг или издръжка на дете или по други причини. Обикновено се предлага поръчка за запор с инструкции как ще трябва да изпратите тези плащания.

Допълнителен кредит! Освободени срещу неосвободени служители

Законът за справедливите трудови норми установи настоящата минимална работна заплата, правилата за извънреден труд и други трудови стандарти, с които трябва да сте запознати, за да получите точна ведомост. Той също така дефинира категориите служители, които се отнасят главно до защитата за извънреден труд.

  • „Неосвободени“ служители мога печелят заплати за извънреден труд в размер на 1,5 пъти редовната им почасова ставка и са длъжни да получават поне федералната минимална заплата от $ 7,25 на час.
  • „Освободените“ служители (тези, които са освободени от извънреден труд) трябва да получават заплати, да печелят поне $ 455 на седмица и да изпълняват работни функции като изпълнителни, административни или професионални задължения.

Разбирането на това разграничение е от съществено значение за вашата заплата (и в крайна сметка за вашите удръжки), тъй като трябва да изчислявате заплащането за извънреден труд като част от брутното заплащане за неосвободени служители. Да не говорим, че нарушенията могат да бъдат скъпи; работодателите, които нарушават законите за минималната работна заплата на FLSA или компенсациите за извънреден труд, могат да носят юридическа отговорност както за недостига на заплата, така и за щетите. Правителството предлага това удобно ръководство, за да гарантира, че спазвате изискванията. Не забравяйте да проверите и тук вашите изисквания за извънреден труд.

Как този фактор се включва в удръжките на заплати? При определени обстоятелства работодателите могат да удържат заплата, когато освободените служители пропуснат работа.

Това е (накрая) всичко, хора!

Удръжките от заплати не винаги могат да бъдат забавни, но правилното им изпълнение е важна част от успешното управление на вашия бизнес. Надяваме се, че това ръководство е било полезно за вас, докато планирате следващото си изпълнение на заплати и изграждате екипа, който ще ви помогне да постигнете всичките си цели.

Ерин Елисън е мениджър маркетинг на съдържание за OnPay. Тя има повече от 15 години опит в писането, бивш е собственик на малък бизнес и е управлявала ведомост за заплати, планиране и HR за повече от 75 служители. Тя живее и работи в Атланта.