примери

Старши писател на съдържание

Проследяването на бюджета за набиране на работа може да бъде мъка. Бизнесът, който тепърва започва систематично да набира служители, може да се възползва от ръководство, което да им помогне да създадат бюджетен план за набиране на персонал.

Лесно е да се следва бюджетен план за набиране на персонал за разходи за борд и външни такси за набиране на персонал. За съжаление, други разходи за набиране ще започнат да се събират през целия процес. Разпределянето на бюджета ви всяка година може да се свежда до опити и грешки, така че системното водене на записи е задължително.

Разгледайте основите на мониторинга на бюджетите за набиране на персонал с помощта на нашите шаблони:

Кой отговаря за бюджета за набиране?

През повечето време отдел „Човешки ресурси“ носи единствената отговорност за бюджета за набиране на персонал. Конкретна сума пари се разпределя на всеки наемащ мениджър, който се очаква да информира HR за всички разходи за одобрение и водене на документация.

Ако дадена компания няма специален отдел за човешки ресурси, финансите или счетоводството обикновено проследяват разходите за набиране.

Търсите ли по-добро управление на бюджета си за наемане? Анализът за набиране на работа на Workkable ще оптимизира процеса ви. Регистрирайте се за нашия 15-дневен безплатен пробен период.

Има ли електронна таблица, която мога да използвам?

Всяка компания има свой собствен начин за проследяване на разходите. Големият бизнес има сложни електронни таблици с десетки колони или използва интуитивен софтуер.

Съставихме проста електронна таблица, която може да се използва като шаблон за бюджет за набиране и справка (отидете на „файл → направете копие“ или „изтегляне“, за да го запазите - не искайте достъп, тъй като този лист трябва да остане непокътнат, за да могат всички да го копират по-късно). Фишът включва най-често срещаните категории разходи за наемане и поддържа изчисления на месечна и годишна база с няколко основни уравнения. Ето пример, показващ как се изчисляват разходите за работни дъски на месец:

Електронната таблица е проектирана да се използва за една позиция (която мениджърът по наемане може да потърси за справка) или за всички позиции в компанията, за да се определят общите разходи и срокове за набиране на усилия. Можете да добавите колони с бюджетна сума, за да видите колко сте под или над бюджета и какъв процент от общия бюджет е изразходван за всяка категория.

Разбиване на разходните категории

В нашата електронна таблица има седем основни категории разходи. Всеки от тях е обяснен по-долу:

1. Табла за обяви и реклама

Тази категория включва всички разходи, свързани с публикуването на вашата отворена позиция като източници на кандидати. Трябва да бъде включен всеки борд за работа, както и всеки от платените сметки за набиране на работа на вашата компания (напр. Премия LinkedIn). Добавете броя на командировките на борда за работа и цената на всяко публикуване. Цената на осчетоводяване може да бъде фиксирана или променлива, в зависимост от това дали използвате модел на плащане на кликване.

2. Оценка

Тази категория включва всякакъв вид оценки на кандидатите, които вашата компания плаща (тестове, състезания и т.н.). Компаниите могат да закупят тестове от консултантски или други фирми, които да използват по време на процеса на наемане. Цената на тези видове оценки обикновено се изчислява на всеки кандидат. По-долу можете да видите пример колко би струвал GAT тест заедно с общата годишна и средна месечна стойност в последните колони:

3. Външно набиране

Тази категория на вашия бюджетен шаблон отразява всички външни разходи за набиране. Обикновено ще включва агенции за подбор на персонал и ловци на глави. Софтуерът за източници също може да попадне в тази категория разходи.

4. Събития за брандиране на работодатели

Разходите за брандиране на работодателите трябва да бъдат отделени от маркетинговите усилия. Включете само разходи, пряко свързани с набирането на персонал. Панаирите на кариерата, събитията за набиране на персонал и конференциите са най-честите примери. Важно допълнение са „маркови материали“, които включват всички разходи за предмети, които раздавате или използвате по време на събития за набиране на персонал.

5. Страница за кариерата

Важна е атрактивна и лесна за използване страница в кариерата. Свързаните разходи включват разходи за разработка, поддръжка или редизайн. Тези разходи за набиране могат да бъдат разпределени за външна услуга или заплата на вътрешен служител.

6. Партньорства

Партньорството с университети или други институции е добър начин за намиране на квалифицирани кандидати, но не е евтино. Включете всички видове платени връзки и партньорства, пряко свързани с вашите усилия за набиране на персонал.

7. Разходи за заплата на вашия екип за наемане

Това често е висока цена и е трудно да се изчисли. В този контекст вашият екип за наемане е вътрешен; външните служители на подбор на персонал са включени в категория 3 (виж по-горе). Можете да изчислите разходите за заплата, като умножите часовете, прекарани за набиране (за една длъжност или множество длъжности), по почасова заплата на служителите. Представете си колко високи могат да бъдат тези разходи, когато вицепрезидент или мениджър трябва постоянно да отделя време за наемане. Примерът по-долу показва разходите за набиране на персонал и вицепрезидент, отделящ време за наемане на една позиция през месец:

Много е важно да следите този разход и да предприемете стъпки, за да го сведете до минимум. Тъй като служителите на високо ниво най-често участват в интервюта, уверете се, че си заслужава времето.

Какви са другите разходи, свързани с набирането на персонал?

Други категории набиране на разходи могат да се добавят. Ако компаниите използват реферални програми, може да се наложи да обмислят стимулиращи разходи като бонуси. Компаниите също могат да изберат да привлекат кандидати от различни области, като заплащат разходите си за пътуване и настаняване. Услугите за проверка на фона обикновено начисляват сума на кандидат. Системите за проследяване на кандидати са месечни или годишни разходи, въпреки че те могат да помогнат за намаляване на общите разходи, като спестят време на наемането на мениджъри и ускорят процеса на наемане.

Как да осмисля числата?

Има смисъл да знаете, че например вашата компания е похарчила 3000 долара за външни специалисти по подбор на персонал през януари. Но какво означава този разход и как влияе на вашата компания и набирането на тръбопроводи не винаги е очевидно веднага.

Първо, помислете, че набирането на персонал често е „неравна цена“, която не остава стабилна през цялата година. Един месец вашият екип за наемане може да бъде стресиран, опитвайки се да запълни множество отворени позиции и да отиде на много кариерни панаири. Друг месец набирането може да се забави. Изчислете средните си месечни разходи, като добавите разходите за всички месеци и разделите на 12. (Можете също така да изчислите тримесечните разходи, като разделите на 4). В примера по-долу можете да видите как броят на действителните публикации се е увеличил през третия месец и как това увеличение е повлияло на общите и средните разходи:

Второ, много е важно да сравните действителните си разходи за набиране с предвидените в бюджета суми. Разходите за набиране на външни служители не достигнаха ли, отговарят или надвишават предвидения бюджет? Може би бюджетът не беше реалистичен. Или може би си струва да похарчите допълнителни пари за усилията си за наемане.

И накрая, помислете за набиране на метрики и данни във вашия анализ. Например, може да сте похарчили 40% от бюджета си за определени работни бордове, но да сте получили само около 15% от вашите квалифицирани кандидати от тях. Разберете какво означава тази доходност за вашата компания. Може би външното намаляване на бюджета за набиране е имало отрицателно въздействие върху вашите показатели за време за попълване или време за наемане. Ценни знания могат да бъдат извлечени от правилните показатели, така че се опитайте да направите своя анализ възможно най-задълбочен.

Използвайте нашия безплатен инструмент, за да изчислите своя текущи разходи за наем и планирайте бъдещите си разходи за набиране.

Какви други видове планове трябва да използвам?

Много полезни бюджетни планове за набиране на персонал могат да подкрепят по-пълна перспектива за процеса на наемане. Например, електронна таблица, в която са изброени броя на наетите или изразходваните пари на отдел, може да ви помогне да определите дали сте постигнали целите си. Също така би било полезно да създадете електронна таблица със заплати на бъдещи наети лица, включително началната дата на всяка позиция и бюджета, определен за тяхната заплата от тази дата нататък. Полезно е да сравните планираните заплати с действителните заплати (в резултат на договаряне).

Пълният план за наемане трябва да включва:

  • Набиране на бюджети
  • Планове с номер/тип/отдел за бъдещи свободни позиции
  • Стратегии за набиране на персонал (включително къде да се публикува, къде да се намери и т.н.)
  • Длъжностни характеристики
  • Програми за обучение за наемане на мениджъри
  • Указания за процеса на интервю (включително въпроси за интервю, тестове и т.н.)