получите

В наши дни много работни места включват пребиваване на входящата поща. Наскоро взех договор за това би се бъдете невероятно малка и проста роля - ако не бяха десетките хора, с които трябва да се свържа всеки месец. И всеки от тези хора има избор или да ми изпрати незабавно имейл, или не, така че овладяването на собствения ми етикет за последващи действия е от ключово значение.

Съчувствам на онези, които не ми изпращат имейли: Аз лично съм собственик на над 9 000 имейл кутии, които са неорганизирани, което означава, че някои неща се изплъзват. Въпреки това, през годините разработих някои лични правила за това как максимизирам шансовете за бърз отговор, как решавам да изчакам още малко при проследяването и как структурирам своите проследявания, когато нямам избор освен да ги напиша.

Оптимизиране на първия контакт

1. Правя имейли, които изискват отговор възможно най-кратко.

Сериозно: Понякога ще изпратя общата заявка („искам да бъда част от предстоящ проект, който се дължи на тази дата?“) И след това ще изпратя последващ имейл с отговор, който не изисква отговор, пълен с информация. Хората се затъват или разсейват или просто още не се чувстват готови да отговорят, а вие губите прозореца си за бърз отговор.

2. По същия начин се опитвам да поставете въпроса в собствения си параграф.

Блоковете текст просто не са ви приятели.

3. Ако съм в състояние да дам краен срок (като когато съм в надзорна роля), Ще спомена време, в което бих искал отговор.

Въпреки това, дори и да не съм, се опитвам да предложа времева рамка с много място за размахване. Ще напиша нещо като: „Ще бъде чудесно да се чуем до края на деня в четвъртък, но просто ми кажете дали ще ви трябва повече време и ще го накараме да работи.“ Това едновременно им осигурява оптимално време за реакция и става ясно, че не изисквам нищо.

4. Ако наистина се притеснявам, че няма да получа отговор (например от хора, които имат опит да игнорират имейлите ми), ще обясни кога ще проследя.

Например „Все още събирам информация за X, Y и Z, така че може да се свържа следващата седмица с допълнителна информация.“ Това не е откровено предположение, че няма да се свържат с мен, но им показва, че може да идва напомняне, дори ако това напомняне съдържа обещаната (и надявам се ценна) допълнителна информация.

Упражняване на търпение във времето между тях

1. Когато получих неясен отговор, че те „работят по него“:

Това е един от отговорите, който ме кара да се чувствам така, сякаш нито имам твърдо време, през което мога да се чекирам, нито наистина ми дава това, което съм поискал. Те ясно казаха, че участват в него, така че не следя, докато някои обстоятелства не се променят.

2. Когато знам, че човекът е едновременно зает и в позиция на власт:

В работата си обикновено моля хората да ми помогнат безплатно по някакъв начин, например искания за интервюта. Ако този човек има репутацията на важен, зает и мощен, няма да го подлагам на грешки или последващи действия, докато не му дам абсолютния максимален период от време. Те не трябва да ми дават това, което искам, и не искам да загубя изцяло потенциалната връзка.

3. Когато знам, че решение не е взето или все още не е мой бизнес:

Това се отнася най-вече за случаите, когато съм кандидатствал за нова договорна работа, както и когато поискам повече работа или по-интересна работа от клиент или шеф. Поисках или кандидатствах за нещо, така че ще им позволя да вземат решение и да се свържат с мен. Стига определено да избират някой, може би просто не аз, просто го оставям на мира. Не искам репутация за изпращане на досадни имейли, които да ми развалят шансовете.

Структуриране на последващ имейл за проследяване

1. Винаги, когато е възможно, се опитвам използвайте последващ имейл, за да добавите информация.

Забравих ли да споделя телефонния си номер като потенциален начин за връзка с мен? Влезе ли нова информация, която би била от значение за тяхното решение (или изобщо да ги насърчи да отговорят)? Това не може да бъде прозрачен трик за последващи действия, но може да бъде ценен.

2. Отговарям с имейл за благодарност ден-два по-късно.

За най-дълго време писах имейли с бързи благодарности, за да затворя цикъла на комуникациите възможно най-скоро, но осъзнавам, че повечето хора не се нуждаят от това. Ако например поискам снимки и контактът ми отговори, че ще ми ги получи в рамките на два дни, защо да не изчакате да кажете „благодаря!“ до 24-36 часа в? Ако видят това „благодаря“ в момент, когато е удобно да ми изпратите снимките, чудесно! Ако не, това ще бъде просто знак на благодарност - а не заяждащо съобщение.

3. За да избегна действително липсващи срокове, опитвам се да дам повече контекст.

Ако имам нужда от нещо за собствен срок, имам склонност или да разкрия собствения си твърд срок, или да създам нов междусрочен срок, който ми дава достатъчно време да продължа напред. „Пиша, за да видя дали можете да ми изпратите снимките до понеделник сутринта. По-късно през седмицата имам краен срок, така че получаването им дотогава би било наистина полезно. " Обикновено не чувствам нужда да подчертавам пропуснат срок, тъй като това не кара никого да се чувства по-добре, че го е пропуснал. Вместо това приоритизирам това, което все още можем да направим. Също така понякога просто споменавам каквото и да е последствие: „Ако не се чуя от вас, ще трябва да използваме стокови снимки за този проект.“

Забиване на правилния тон при проследяване на имейли

И накрая, опитвам се да поддържам тоновете възможно най-ярко топли и позитивни в електронен формат. Толкова е лесно тонът да се чете неправилно в имейл и ако трябва да бъда сърдечен с някой, който многократно е пропускал срокове или е затруднявал работата ми, бих предпочел да го направя по телефона или лично.

Това със сигурност не е подходът на всеки и аз лично бях на получаване на много имейли, които се четат много по-интензивно от моите. Но мисля, че това може да бъде добра стратегия, докато научавате какви са общите очаквания на имейлите при нова работа или кариера. Фокусирането върху положителното и това, което трябва да се направи по-нататък, както и избягването на съобщения, които просто повтарят оригиналната заявка, изглеждат като добри начини за изграждане на връзка и в крайна сметка получаване на това, от което се нуждаете.

Лора Мари е писател и учител в Охайо.

Харесва ли тази история? Следвайте Финансовата диета нататък Facebook , Instagram , и Twitter за ежедневни съвети и вдъхновение и се регистрирайте за нашия имейл бюлетин тук .