Джеймс Клиър е автор на „Атомни навици“. Той споделя съвети за самоусъвършенстване въз основа на доказани научни изследвания. Прочетете пълния профил

Джеймс Клиър

  • Дял
  • Закачете го
  • Tweet
  • Дял
  • електронна поща

След като съставих курс на тема „Как да изпращаме имейли на важни хора“ и разговарях с близо 200 души относно техните навици за електронна поща, забелязах няколко често срещани проблема, които хората имат с имейл.

Оплакването номер едно е, че хората не получават отговори на имейлите, които изпращат.

Ето извадка от изявленията, които чух:

„Не мога да разбера дали имейлите ми се четат или не. Мразя, когато хората не реагират. "

„Не знам кога и дали имейлите ми се четат. Понякога имам чувството, че плюя думи в електронна бездна. "

„Не мога да гарантирам, че хората просто изхвърлят имейлите ми, но ако ги четат, със сигурност не отговарят.“

Е, нямам всички отговори, но имам няколко предложения. Ето пет начина да получите по-бързи отговори по имейл.

1. Пишете по-кратки имейли

Хората обичат да отлагат. И всеки път, когато в имейла ни попадне дълъг имейл, това е поредното оправдание за отлагане.

Трудно е да изпратите бърз отговор на дълъг имейл, защото изисква време за четене, време за усвояване и време за отговор. Освен това повечето дълги имейли включват множество въпроси или теми, което може да затрудни читателя да определи какво е важно в съобщението. Това объркване често води до повече отлагане.

От друга страна е доста лесно да изпратите кратък отговор на кратък имейл. Няма значение за какво говорите, по-кратък имейл винаги ще получи по-бърз отговор.

Ако искате по-бързи отговори, улеснете читателя да отговори. Задайте им един въпрос, говорете за една тема и я дръжте кратко.

2. Пишете по-малко имейли

Ако постоянно изпращате имейли на хора, те свикват да виждат съобщение от вас във входящата си поща. Няма чувство за спешност, свързано с вашето съобщение, защото те знаят, че ако не отговорят ... добре, скоро ще изпратите друг имейл.

Не се възползвайте от факта, че можете да изпращате имейли на никого по всяко време. Научете хората да ценят имейлите ви, като изпращате само един, когато имате нещо ценно и важно да кажете.

3. Поискайте отговор

Звучи просто, но много пъти забравяме да го направим.

Ние ясно обясняваме ситуацията в нашия имейл - може би дори предоставяме няколко стъпки за действие, но често забравяме ясно да поискаме отговор.

Като автор на имейла, следващата стъпка винаги ни изглежда ясна. За получателя обаче това може да не е толкова очевидно. В средата на натоварения ден - и всички сме заети - трябва да ни се каже какво да правим, вместо да гадаем. Направете ясна следващата стъпка за читателя, като любезно поискате действието, което искате.

4. Започнете с краен срок

Друга причина за забавени отговори е липсата на спешност.

Като общество сме възприели метод за използване на срокове, за да компенсираме тенденцията си да отлагаме. В резултат на това често решаваме кои задачи ще изпълняваме въз основа на това кога се дължат определени проекти.

Що се отнася до имейла, това означава, че трябва да посочите ясен срок или да изчакате отговор, докато получателят има „свободно време“ - което рядко е.

Когато пишете следващия си имейл, опитайте да включите краен срок в първите едно или две изречения на съобщението.

По-долу е докладът на TPS за срещата от този петък - Бих се радвал да разкажете вашите мисли до сряда в 13:00. ... ”

Условени сме да използваме срокове. Ако изясните кога се нуждаете от отговор до, тогава е много по-вероятно да получите отговора до тази дата.

5. Изпращайте имейли само на един човек наведнъж

Ако е възможно, никога не изпращайте имейл на повече от един човек наведнъж. Дори ако отнема няколко допълнителни минути, за да изпратите имейли на всеки поотделно, ще намерите много по-добри отговори заради това.

Причината за това е, че хората изтласкват отговорността от собствените си рамене и върху групата, когато е възможно. Ако изпратите съобщение до петима души, тогава всеки човек винаги приема, че останалите четирима ще изпълняват задачите, посочени в съобщението. Резултатът, разбира се, е, че нищо не се прави.

Ако трябва да изпратите съобщение до група хора наведнъж, направете всичко възможно, за да зададете задачи на конкретни хора в съобщението. В противен случай ще чакате мистериозен мъж да се засили и да предприеме действия.

  • Дял
  • Закачете го
  • Tweet
  • Дял
  • електронна поща

Прочетете Напред

Още от този автор

Джеймс Клиър

Джеймс Клиър е автор на „Атомни навици“. Той споделя съвети за самоусъвършенстване въз основа на доказани научни изследвания.

Тенденции в комуникацията

Още от този автор

Джеймс Клиър

Джеймс Клиър е автор на „Атомни навици“. Той споделя съвети за самоусъвършенстване въз основа на доказани научни изследвания.

Тенденции в комуникацията

Прочетете Напред

9 начина за изграждане и поддържане на здравословни лични граници
4 знака, че сте емоционално изтощени (и какво да правите)
Как да освободим гнева, без да нараняваме другите
13 ключа към най-добрия си живот

Последна актуализация на 11 декември 2020 г.

Основател и главен изпълнителен директор на JotForm, споделящ съвети за предприемачество и производителност в Lifehack. Прочетете пълния профил

  • Дял
  • Закачете го
  • Tweet
  • Дял
  • електронна поща

Когато чуете думата „преговори“, първата ви мисъл може да бъде корпоративни сделки с високи залози или случайно обсъждане на заплата с вашия шеф. Истината обаче е, че всеки ден предлага възможности да се научите как да преговаряте, независимо дали се опитвате да си осигурите възстановяване на сумата при резервация на хотел или да го раздадете със съпруга/та си, чий ред е да миете чиниите.

В светлината на пандемията Covid-19 напрежението се увеличава особено силно и може да се окажете изправени пред по-агресивни колеги, които правят намирането на общ език да изглежда почти невъзможно.

За да ви помогнем да започнете, ето няколко съвета, подкрепени от експерти, как да преговаряте, особено с хора, които отказват да играят добре.

Съдържание

Преди началото на преговорите

Преди да започнете дискусии с другата страна, отделете малко време, за да обмислите следното.

Разгледайте възможните решения

Една от най-важните части на преговорния процес се случва още преди да започне: обмисляне на възможни решения, така че да стигнете до дискусията подготвени. За да направите още една крачка напред, предвидете как би могъл да протече разговорът и как искате да отговорите.

Например: Ако шефът ми каже, че е твърде рано да обмисля повишение, ще подчертая приноса си към нашия екип и стойността, която съм създал.

Правейки домашното си преди време, не само ще се почувствате по-уверени, но и ще сигнализирате на колегата си, че сте инвестирали в резултата.

Преди трудни преговори Сюзън Хакли, управляващ директор на програмата за преговори на Харвардското юридическо училище, препоръчва да се проверят следните въпроси [1]:

  • Какви са вашите проблеми с горещите бутони?
  • Какво е от съществено значение за вас?
  • Какво е недопустимо?
  • Това, което най-вероятно ще чуете от опонента си?
  • Как ще реагирате?

Това е като голф: Джак Никлаус препоръчва на голфърите да вземат уроци по най-основните умения като сцепление и подравняване. Както Хакли пише: „[Ако] вашата настройка е добра, има достоен шанс да ударите сравнително добър удар.“

Уверете се, че сте подготвени, преди да стъпите на голф игрището.

Бъдете Дарител

Естествено е да се насочите към преговори, фокусирайки се върху това, което ще спечелите. Преговорите са склонни да се чувстват състезателни и ние се притесняваме да спечелим или загубим.

Вземете колкото можете, нали?

Изследванията обаче показват, че щедростта по време на преговори може да е признак за интелигентност. Освен това тези по-умни хора, които сътрудникът на Ню Йорк Таймс Адам Грант нарича „даващи“, са склонни да направят своите колеги и по-добри преговарящи.

Грант пише: „Най-успешните преговарящи се интересуваха толкова от успеха на другата страна, колкото и от техния собствен.“ [2]

Започвайки от място на щедрост - съсредоточавайки се върху това как можете да отговорите на нуждите на вашия колега, а не просто да задоволите вашите собствени - може да се окаже полезно и за двете страни на преговорите, и да не говорим, да помогне за формирането на по-силни, по-хармонични дългосрочни отношения.

По време на преговори

След като сте в средата на процеса, фокусирайте се върху следното, за да му помогнете да се движи в положителна посока.

Задавайте въпроси, за да разкриете скрити мотивации

Насочвайки се към преговори, повечето хора се фокусират върху целта си и какво ще кажат. Според експерти обаче слушането е още по-важно за откриването на най-доброто решение и за двете страни. Бивш F.B.I. преговарящият Крис Вос обяснява: „Обичаме да казваме, че ключът към гъвкавостта е не бъдете толкова сигурни в това, което искате, за да не вземете нещо по-добро. Ако сте фокусирани върху номера, не виждате другите възможности. " [3]

Да приемем, че поемате допълнителни задължения за гледане на деца и искате да помолите своя ръководител за по-гъвкаво работно време. В самото начало вашият ръководител отказва. Може да предположите, че тя е несправедлива, но само като задавате въпроси и слушате, можете да откриете нейните разсъждения и да се опитате да намерите алтернативно решение, което взаимно да удовлетворява. Може би тя ви се доверява най-много да се справите с определена отговорност; или може би се е сблъсквала с проблеми с предоставянето на повишена гъвкавост на служителите в миналото.

Може да си струва да поразровите малко, преди да вдигнете ръце и да се отдалечите от масата за преговори, образно или IRL.

Включете своя колега в намирането на решение

В книгата си „Преминаване през миналото: преговори с трудни хора“ Уилям Ури, съосновател на Програмата за преговори на Харвардското юридическо училище, предлага брилянтен метод за справяне с твърдите пазари. Той предлага промяна на играта „от лице в лице конфронтация в решаване на проблеми рамо до рамо“, преструктуриране на привеждането в съответствие на типично преговаряне.

Представете си, че има два екипа, работещи за една и съща цел: споразумение. Когато имате работа с враждебен преговарящ, той вероятно ще отхвърли всяко първоначално предложение. Ако обаче им предложите опции и възможност да намерят решение заедно, може да се изненадате как те се отказват и участват в процеса на решаване на проблеми.

Например, кажете, че искате да убедите шефа си, че вашата компания трябва да смени софтуера си и вашите забележителности са настроени на определена опция. Ако шефът ви има тенденция да се променя, особено когато е предложен от някой друг, опитайте да представите няколко опции и да разгледате мотивите за всеки. Съсредоточете се върху общата картина и подчертайте как вашето предложение ще напредне в целите на организацията.

Вместо да представите една-единствена идея, която може да бъде съборена с просто „не“, позволете на вашия колега да стигне до решение сам - с малко нежно побутване към избраната от вас по-рано.

Запазете агресията в залива

В света на бизнеса има голямо погрешно схващане и то е следното: трябва да сте твърд пазарджик, за да напреднете. Ако вашият колега е агресивен, тогава по-добре бъдете още по-агресивни.

Изследванията показват, че агресията всъщност изобщо не помага на нито една от страните в преговорите. Неотдавнашно проучване установи, че гневът - както междуличностният гняв (когато отсрещната страна е ядосана на вас), така и вътрешноличностният гняв (ядосан на другата страна) - са довели до по-малко печеливши резултати в процеса на преговори. С други думи: нито една от страните не преговаря толкова добре, когато един човек е ядосан. [4]

Вместо това се опитайте да запазите спокойствие или както Уилям Ури го описва: Отидете на балкона. Това означава „да се [заведете] психически на място, където можете да гледате обективно на спора и да планирате своя отговор.“ Като премахнете емоциите си от ситуацията, можете да продължите по-продуктивно и, надяваме се, да разсеете ситуацията с висок стрес.

Последни усилия

Ако изглежда, че нищо не работи и изглежда, че всичко е загубено, използвайте тези техники, за да върнете нещата в релси.

Примка в други

Понякога, въпреки нашите най-добри усилия, нашият колега по преговорите отказва да играе добре. Може би те са умишлено преговаряне или просто са упорити. Тогава е време да включим другите в процеса.

Може би се чудите: как ще помогне това?

Като начало, често един труден човек вероятно е с по-добро поведение, когато се държи отговорен от повече от един човек. Нещо повече, независимо дали сте cc: съответни хора (но като внимавате да не превишавате cc: някой) или поканите трети страни на срещата, вие създавате запис на вашите добросъвестни усилия да постигнете споразумение.

Запазете връзката

С който и да преговаряте, има вероятност те да окажат влияние върху живота ви - независимо дали това е траекторията на кариерата ви, успехът на бизнес сделка или просто хотелската стая, в която ще отседнете през уикенда. Струва си да приключите преговори, дори неуспешни, като напомните на колегата за уважението си към тях.

Истинското чувство на благодарност или дори лекота на сърцето могат да направят дълъг път. Както бившият F.B.I. преговарящият Крис Вос съветва:

„Никога не бъдете зли с някой, който може да ви нарани, като не прави нищо. Ако сте добри, те ще се радват да направят за вас каквото могат. Игривото, приятно отношение ви дава свобода. " [5]

Може да не получите повишението или хотелската стая, но може би може да се направи нещо друго, дори това да означава просто по-благоприятен резултат следващия път.

Надяваме се, че тези стратегии могат да ви помогнат да направите следващите си преговори по-успешни и по-малко стресиращи и за двете страни.